Gestiona eficazmente tu tiempo!

Seguro que alguna vez te ha ocurrido lo siguiente: tienes una reunión programada y de repente te llaman a última hora para cancelarla. De pronto tienes un hueco en tu colapsada agenda!

Esto puede ser positivo, pero lo que en realidad te está diciendo esa cancelación, es que para la otra persona, hay otra prioridad más importante que tu.

Eso conlleva 2 problemas: uno de gestión del tiempo y el otro que hace que te sientas mal, por siempre depender de los demás..tu autoestima puede empezar a verse repercutida.

También es cierto que dicha cancelación tiene también cierta repercusión negativa para quien lo hace. La gente poco a poco va dejando de confiar en él, porque si eso es recurrente puedes pensar que se organiza mal y no es de fiar. Resumiendo, eso no ayuda en vuestra relación laboral.

Para tener una óptima gestión del tiempo es imprescindible, saber:

Qué quieres conseguir?

Es importante por lo menos tener claramente fijados, al menos algunos de tus objetivos más importantes, tanto profesionales como personales, así que hay 3 preguntas que te puedes hacer :

  • quieres conseguir
  • en qué plazo
  • qué tienes que hacer para conseguirlo

Estas 3 preguntas te sirven para marcarte tus prioridades. De no hacerlo corres el riesgo de que aplaces las tareas de mayor importancia para ti.

Suele ocurrir con frecuencia que algunos directivos aplazan sus sesión de coaching esgrimiendo el argumento de que tienen una reunión con clientes. Eso es bastante peculiar, porque justo te contratan para mejorar su captación de clientes y de repente parece que lo hayan logrado rápidamente! Sera que soy muy bueno! Pero por experiencia sé que esa argumentación es una excusa que encubre una mala organización.

Organízate

El general Eisenhower, aparentemente alguna vez había dicho:

Los temas urgentes pocas veces son importantes, y los temas importantes pocas veces son urgentes”.

Piensa por ejemplo en una formación o sesión de coaching… estarás de acuerdo conmigo en que es importante. Es importante, pero no es urgente. Si haces la formación una semana antes o después poco va a importar. Igual que con muchos otros temas.

Por ejemplo, leer un correo electrónico muchas veces es urgente, pero no es importante. Sin embargo son los temas urgentes los que nos roban nuestra energía. Todo está enfocado en tomar las decisiones correctas.

En resumen, estas dejando que toda su vida se descontrole por temas que son urgentes, pero no importantes.

Apagar fuegos o solucionar:

La gran ventaja de controlar tu agenda y tus prioridades es que vas a conseguir dejar de apagar fuegos.

Mi experiencia en muchas empresas me dice que la inmensa mayoría de los mandos intermedios están más ocupados en apagar fuegos que realmente en ayudar a mejorar la empresa.

A lo mejor estoy exagerando un poco, pero tengo la sensación de que el 80% del tiempo de los mandos intermedios lo dedican a apagar fuegos, es decir, temas urgentes que requieren solución a última hora, en vez de realmente mejorar la empresa, convertirla en más eficaz y aumentar más mercado.

Si le damos un toque de humor, sería algo similar a un “mal malabarista” ; es aquel que intenta mantener todas las pelotas en el aire pero muchas veces caen al suelo por el simple hecho de que no saben mantenerlas bien…

Una herramienta fácil para la auto-organización:

El que te ofrezco es un esquema sencillo y conocido y viene a través de la mano del mismo Eisenhower, es una forma fácil y efectiva de organizar tus actividades.

Ordenas tus actividades en los 4 cuadros siguientes:

Urgente

No Urgente

Importante

No importante

1.- Importante y urgente

Estas son las tareas que tienes que hacer cuanto antes, así que tienes que planificar el tiempo suficiente para atenderlas en tu día a día. A veces surgen de forma inesperada, así que mantén la flexibilidad suficiente en tu planificación de trabajo.

Piensa por ej. en solucionar quejas de clientes, planificar tiempo para hacer llamadas importantes…

2.- Importante pero no urgente.

Estas actividades son las más difíciles. Tienen algo en común, casi nunca llaman tu atención, no te reclaman mucho, así que las solemos posponer, pero son también importantes.

Piensa en el mando intermedio que siempre está apagando fuegos, siempre pendiente de solucionar todas las tensiones que surgen en el equipo, sin tener tiempo de realmente hablar con la gente y encontrar soluciones más duraderas, en cuanto a organización de trabajo y comunicación y responsabilidades.

3.- No importante, pero urgente.

Aquí el truco está en reflexionar. Realmente es urgente? Tienes que hacerlo ahora? Tienes que hacerlo de verdad o lo puedes olvidar? Muchos emails y correos electrónicos entran en esta categoría. Igual que entra en esta categoría el pequeño “sonido” que suena cuando tienes un mensaje a través de twiter o facebook.

Una posible buena idea es agrupar todos estos temas en una hora del día determinada.

Es una idea bastante inteligente solo abrir tu correo electrónico en determinadas horas al día. Es decir, trata todos los correos de una vez y luego cierra el programa.

También las frecuentes preguntas de compañeros, entran en esta categoría.

Uno de mis jefes antiguos trataba este tema de una forma muy eficaz! Yo tenía el hábito de por sistema cuando yo no encontraba la solución a un problema acudía a él. Y él siempre me preguntaba lo mismo: cómo lo harías tu? Como lo solucionarías tu? Si no encuentras la solución ahora, ya me lo dirás en unos días, pero piénsala.

Al principio me molestaba mucho esta conducta, muchas veces me sulfuraba y encendía, pero con el tiempo me ha dado muchas ventajas. Después de pensar sobre los temas un rato empecé a solucionar mis propios problemas y él a cambio obtuvo mayor tranquilidad.

En este punto es conveniente tratar un tema que está íntimamente relacionado y que no es sencillo: el ego y el control. Cuando empiezas a delegar problemas, de repente ya no llevas el control ni eres la persona más importante del equipo, aquella que lo soluciona siempre todo.

Esto para muchos jefes lo conlleva como una perdida de autoridad, de pronto nadie acude a ellos para apagar los fuegos, pero es un tema más de ego que de gestión eficaz.

4.- No importante, no urgente.

No te ocupes de estos temas. Olvídalos.

En resumen, organiza tu trabajo, ponlo en relación con tus objetivos y  coloca tus prioridades en relación con tus objetivos y así tendrás que decirte menos veces a ti mismo y a los demás: no tengo tiempo.

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